Uno de los servicios que se han puesto de moda en los últimos tiempos en la Industria del Transporte es el dispatching o dispatcher de camiones.
La participación de la comunidad latina en la industria en Estados Unidos va en aumento, por lo que los dispatchers bilingües entran en este escenario para un poco romper la barrera idiomática que se interpone entre el conductor del camión y el bróker.
Un dispatcher independiente debe desarrollar ciertas habilidades para convertirse en un experto y hacer que las compañías transportistas generen ingresos.
A estas habilidades las he llamado: “Las tres Llaves Maestras“. Y son:
- Comunicacion efectiva.
- Organización
- Manejo de las crisis.
Comunicación efectiva
La rutina del Dispatcher es muy dinámica.
La mayor parte de su jornada laboral va estar junto al teléfono en comunicación directa con los conductores, clientes o brókeres. Si la información y los mensajes no se recepcionan de manera correcta, las cosas podrían complicarse rápidamente.
El dispatcher es un intermediario; por lo que la comunicación clara, receptiva y efectiva le ahorran tiempo y contrariedades.
Para lograr una comunicación efectiva, es importante ser un excelente interlocutor.saber escuchar es una cualidad que se debe aprovechar.
El dispatcher debe estar enfocado y centrado en lo que escucha. Si se torna distraído, puede sonar poco interesado o apático en la conversación, además podría perder información valiosa, clave para la solución de algún problema.
Un ejercicio a considerar sería hacer apuntes de la información que recibe del broker para luego trasladar los detalles a los conductores de manera clara y concisa.
Si alguien no entiende lo que se trata de decir, se debe repetir las ideas de otra manera y cerciorarse de que el interlocutor entienda el mensaje.
Un conductor bien informado, será alguien que respete y valore la labor del dispatcher y será menos propenso al resentimiento y a las quejas.
La información es una herramienta valiosa que se debe compartir para lograr que todo marche viento en popa.
Organización
Un día en la vida del dispatcher es extremadamente ocupado.
- La primera tarea del día es hacer un seguimiento de los conductores, si están listos, si recogieron o descargaron la mercancía, si aún están en la carretera, etc.
- En la oficina habrá llamadas que atender, correos que leer y responder.
- Cargas que buscar y negociar.
- Documentos a llenar y firmar y muchas cosas más. Por lo tanto, el estar organizado hará que cualquier imprevisto no represente ser una piedra en el zapato.
Una de las estrategias para lograr que todo esté bajo control es crear una lista de las cosas que se debe hacer en el día, esto le permitirá al dispatcher reconocer aquellas actividades que requieran prioridad.
La planificación del trabajo es una de las garantías para un buen resultado. Mientras más preparado y organizado esté el dispatcher, mejor actuará en cada situación, incluso podría anticiparse a los posibles problemas que podrían surgir, y de esa forma tendría la posibilidad de evitarlos o al menos minimizarlos.
Mantener el correo electrónico organizado, al crear carpetas y personificarlas le brinda al dispatcher la tranquilidad de tener la información actualizada y bajo control para no perder un detalle.
El dispatcher es el intermediario entre el chofer y el bróker, entre el proveedor y el que recibe la mercancía. Es una pieza muy importante en este engranaje, aun cuando nunca haya visto o tocado una carga, su trabajo es esencial para que todo llegue a feliz término.
Manejo de las Crisis.
Es difícil pasar el día sin un problema que resolver en la vida de un Dispatcher, como se diría en el argot popular, el dispatcher viene a ser el apaga fuego de muchas de las situaciones en las que un chofer puede verse involucrado.
Algunos de los problemas serán fáciles de resolver y otros serán más desafiantes, por lo que tendrá que ser capaz de buscar soluciones en cuestiones de segundos.
En algunas ocasiones, puede que se vea inmerso en situaciones simultáneas donde tendrá que priorizar una entre tres.
Es difícil predecir algún evento, pero el dispatcher debe estar preparado hipotéticamente para asumir cualquier riesgo.
El dispatcher debe ser una persona proactiva, es decir, debe tener configurado una estrategia antes que surja el problema.
La actualización sobre la trayectoria del chofer y verificación sobre el estado de la mercancía es una diligencia que le ayudará a tener todo bajo control. Los choferes pueden que necesiten del dispatcher para encontrar direcciones o para comunicarse con alguien involucrado en el proceso de recibir o dejar la carga. Muchas veces tendrá que dejar todo a un lado y socorrer a un chofer con problemas de rotura del camión, llamar a Road Servicie o buscar soluciones inmediatas.
En el escenario de una crisis es prudente recopilar toda la mayor información posible para tener el control de la situación. Una aptitud saludable sería mantenerse a la escucha y evitar involucrarse emocionalmente para no empeorar las cosas. Tener una mente objetiva y analítica es la llave para la resolución de cualquier crisis.
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